4.1. Subcontratación de Servicios TI.
Outsourcing o Tercerización (también llamada subcontratación), es
una técnica que consiste en la transferencia a terceros de ciertos
procesos complementarios que no forman parte del giro principal del
negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las
actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados
tangibles.
También se puede definir como la subcontratación de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que es propio.
También se puede definir como la subcontratación de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que es propio.
4.2 Contratos: Caracterisitcas, Alcance.
- Contrato: Es un documento de carácter legal que recoge el alcance y características del servicio de outsourcing. El contrato de outsourcing debe definir los siguientes aspectos:
- Su duración.
- Las condiciones de la cesión de los activos (tanto económicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administración y el contratista.
- Las condiciones de la gestión de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio).
- Las condiciones de recuperación de la gestión de los SI una vez finalizado el contrato.
- La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones.
- Las condiciones previstas para la resolución del contrato con anterioridad a la fecha de su finalización prevista.
4.3 Acuerdo del Nivel de Servcio.
- Nivel de servicio: El nivel de servicio define el ámbito de aplicación del servicio (operación, mantenimiento, desarrollo, etc.), para sistemas de información concretos y la forma exacta de llevarlo a cabo. Es uno de los puntos más importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fácilmente medible. Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realización conjunta, entre la organización contratante y la empresa de outsourcing, de las siguientes actividades:
- Análisis de viabilidad que defina el ámbito de aplicación.
- Análisis detallado que determine minuciosamente todos y cada uno de los compromisos concretos que van a ser contraídos por ambas partes.
4.4 Programa de Auditoría al área de Servicios de Subcontratación.
PASOS DE LA METODOLOGÍA
FASE 0 INICIO
¿QUÉ HACE? Identificar
el alcance de lo que está considerando para el Outsourcing, Establece
los criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores
"adelante/alto" para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales
para "poner las semillas" del proyecto. ¿CUÁNTO TIEMPO? De dos a cuatro semanas.¿QUIÉN PARTICIPA? Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro del consejo que esté patrocinando el estudio de factibilidad. ¿QUÉ SE ENTREGA? Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas. ¿QUÉ SE DICE? Examinar (o no) los beneficios estratégicos.
FASE 1 EVALUACIÓN
¿QUÉ HACE? Examina
la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los límites del
proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios
establecidos. ¿CUÁNTO TIEMPO? De cuatro a seis semanas. ¿QUIÉN
PARTICIPA? Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, por lo
menos un gerente de una función (por ejemplo, de finanzas o de recursos
humanos), que no se vea personalmente afectado por el resultado de la
evaluación.¿QUÉ SE ENTREGA? Un
estudio de factibilidad o de otro tipo (vea la lista de contenido). Una
decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación. ¿QUÉ SE DICE? Decisión acerca de proceder o no.
FASE 2 PLANEACIÓN DETALLADA
¿QUÉ HACE? Estable
los criterios para la licitación, define con detalle los requisitos y
prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. ¿CUÁNTO TIEMPO? De ocho a diez semanas. ¿QUIÉN PARTICIPA?El
equipo formado durante la fase 1, mas 1 representante de compras
(abastecimiento o contratos), del departamento jurídico y de recursos
humanos, en caso de que no estén representados. ¿QUÉ SE ENTREGA?
En plan de proceso de licitación, incluyendo documentación para la
licitación, descripción de los servicios, borradores de acuerdo al
nivel de servicio y una estrategia para las negociaciones con los
proveedores.¿QUÉ SE DECIDE?A quién se invita a concursar, bajo que criterios y las medidas del desempeño.
FASE 3 CONTRATACIÓN
¿QUÉ HACE? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitación. identifica a un proveedor de respaldo. ¿CUÁNTO TIEMPO? De tres a cuatro meses. ¿QUIÉN PARTICIPA? El equipo central de la fase de planeación. puede incluir asesores externos. Participarán contratistas y sus socios. ¿QUÉ SE ENTREGA?Invitación
a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados del
acuerdo. Contratos. Plan de transferencia del servicio a
subcontratistas. ¿QUÉ SE DECIDE? La concesión del contrato. A quién, para qué servicio, durante cuánto tiempo, con criterios de medición.
FASE 4 TRANSICIÓN AL NUEVO SERVICIO
¿QUÉ
HACE? Establece los procedimientos para la administración de la
función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las
operaciones. Transfiere personal y activos según se hayan acordado. ¿CUÁNTO TIEMPO? De dos a tres meses. ¿QUIÉN PARTICIPA? El
equipo central y el gerente de función de la función subcontratada.
Recursos Humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor. ¿QUÉ SE ENTREGA?Un
plan de transición. Documentación de los procedimientos de
administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al
subcontratista.¿QUÉ SE DECIDE?Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.
FASE 5 ADMINISTRACIÓN Y REVISIÓN.
¿QUÉ HACE? Revisa
el contrato de forma regular, comparándolo contra los niveles de
servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los
cambios y requerimientos adicionales. ¿CUÁNTO TIEMPO?
De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente de tres a cinco años.
¿QUIÉN PARTICIPA? Representante
del contratista responsable de la entrega del servicio, Representante
de la función del usuario, responsable de la administración del contrato
y del proveedor. ¿QUÉ SE ENTREGA? Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. ¿QUÉ SE DECIDE? Verificación anual de la validez de la evaluación original. Decisión sobre la continuidad del contrato.
Fuentes.
1.https://prezi.com/b1h1oihivwxp/auditoria-de-la-subcontratacion/
2.https://prezi.com/pzyj4xytpeh_/41-subcontratacion-de-servicios-en-ti/
